Gmailは便利で多くの人に使われていますが、デフォルトの設定のまま使っていて、便利な機能を使いこなせておらず、少し不便に感じている方もいるのではないでしょうか。
例えば、受信トレイで多くのメールを受け取り、重要なメールが埋もれて見落としてしまったり、お得な情報を見逃しまったりなど…
この記事ではgmailを分類して整理し、メールを見やすくする方法を解説します。
フォルダ分け
Gmailにはカテゴリは存在せず、ラベルと呼ばれるものでメールを分類・整理することができます。ラベルはすべてのメールに付けることができます。また一つのメールに複数のラベルを付けることもできます。
例えば仕事、就活、銀行、などのラベルをメールに付けることでそれぞれのメールを分類・整理することができます。
ラベルを手動で付けることは現実的ではないので、このメールにはこのラベルを付ける、というように自動でラベル付けします。これはフィルタを作成することで行うことができます。
ものすごく簡単なので、是非この機会にカテゴリ分けを行ってください。
フィルタ作成(メールの自動振り分け設定から)
まずはフィルタ作成です。フィルタはある条件を満たすメールに、どのような処理を行うかを指定することが出来ます。
私はポイ活サイトのモッピーからのメール対してフィルタを作成することにします。
手順は次の通りです。
まずはカテゴリ分けしたいメールを開き、メールの自動振り分け設定をクリックします。
すると下のようなウィンドウが出てきます。私の場合はFromの欄がinfo@moppy.jpになっていますが、皆さんが開いたメールによりここは異なります。フィルタを作成をクリックします。
フィルタの動作を設定します。私は受信トレイをスキップし、ラベルを付け、既存のメールに対してもフィルタを適用したいので、次のようにチェックしました。
次はラベル作成です。
ラベル作成(メールの自動振り分け設定から)
フィルタ作成の続きです。上で作成したフィルタで付けるラベルを作成します。
ラベルを付ける項目の右側の、ラベルを選択をクリックすると、下のようなウィンドウが出てきます。
私はラベルを作りたいので、新しいラベルをクリックします。
作りたいラベル名を入力します。私は階層構造にしたいので親ラベルを指定しています。
もし親ラベルに選択したいラベルが存在しない場合は、まず親ラベル名を、新しいラベルとして入力し作成をクリックします。そしてまたラベルを選択をクリックすると、プルダウンメニューから先ほど作ったラベルを親ラベルとして選ぶことが出来ます。
ここまで出来たら右下の作成をクリックしラベルの選択を終了し、フィルタを作成をクリックしフィルタの作成を終了します。
これで自動ラベル付け設定は完了です。
このようにきちんと、ラベル付けされました。
その他カスタム
フィルタの作成・編集
先ほどはメールの自動振り分け設定からフィルタの作成、ラベルの作成を行いました。ここでは設定からフィルタを作成する方法と、既存のフィルタの編集方法を解説します。
右上の歯車アイコンをクリックし、すべての設定を表示をクリックします。
設定画面が開くので、タブメニューのフィルタとブロック中のアドレスをクリックします。
既存のフィルタを編集したい場合は編集をクリックし、フィルタの編集を行います。新しいフィルタを作成したい場合は、ページ下部にある新しいフィルタを作成をクリックし、フィルタの作成を行います。
ラベルの作成・編集
方法1
先ほどはメールの自動り分け設定からラベルを作成しましたが、ここでは設定からラベルを作成・編集する方法を解説します。
フィルタの作成と同様に、右上の歯車アイコンをクリックし、すべての設定を表示をクリックします。
設定画面が開くので、タブメニューからラベルをクリックします。少しスクロールすると、左上にラベルと書かれた部分が現れるので、そこでラベルの新規作成、既存ラベルの編集を行うことが出来ます。
方法2(ラベルの編集)
編集したいラベルにマウスカーソルを合わせると、縦点線が現れます。それをクリックし編集をクリックすることでラベルの編集を行うことが出来ます。
ラベルに色付け
視覚的にラベルを区別しやすくするためにラベルに色を付けることが出来ます。
色を付けたいラベルにマウスカーソルを持っていくと、縦点線が現れます。それをクリックし、出てきたメニューのラベルの色をクリックし、色を選ぶことでラベルに色付けを行うことが出来ます。